Dla sygnalistów
SYGNALISTA – ZGŁOSZENIE NARUSZENIA
Pojęcia:
1) Dyrektywa - Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305/17)
2) Jednostka – Kórnickie Centrum Rekreacji i Sportu ”OAZA” z siedzibą w Kórniku (62-035) przy ul. I. Krasickiego 1,
3) „naruszenia” oznaczają działania lub zaniechania, które:
a) są niezgodne z prawem i dotyczą aktów Unii i dziedzin objętych zakresem przedmiotowym, o którym mowa w art. 2 Dyrektywy; lub
b) są sprzeczne z przedmiotem lub celem przepisów zawartych w aktach Unii i dziedzinach objętych zakresem przedmiotowym, o którym mowa w art. 2 Dyrektywy;
4) „informacje na temat naruszeń” oznaczają informacje, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałych lub potencjalnych naruszeń, do których doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą osoba dokonująca zgłoszenia utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy, lub dotyczące prób ukrycia takich naruszeń;
5) „zgłoszenie” lub „zgłaszać” oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń;
6) „zgłoszenie wewnętrzne” oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń w obrębie podmiotu prywatnego w sektorze prywatnym lub publicznym; 7) „zgłoszenie zewnętrzne” oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń właściwym organom;
8) „ujawnienie publiczne” lub „ujawniać publicznie” oznacza podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszeń;
9) „osoba dokonująca zgłoszenia” – „Sygnalista” oznacza osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą; Sygnalistą może być osoba wskazana w Dyrektywie;
10) „osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia” oznacza osobę fizyczną, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
11) „kontekst związany z pracą” oznacza obecne lub przyszłe działania związane z pracą w sektorze publicznym lub prywatnym, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby uzyskują informacje na temat naruszeń i mogłyby doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;
12) „osoba, której dotyczy zgłoszenie” oznacza osobę fizyczną lub prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub z którą osoba ta jest powiązana;
13) „działania odwetowe” oznaczają bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie mające miejsce w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym lub zewnętrznym lub ujawnieniem publicznym i które wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę dla osoby dokonującej zgłoszenia;
14) „działania następcze” oznaczają działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia lub właściwy organ w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
15) „informacje zwrotne” oznaczają przekazanie osobie dokonującej zgłoszenia informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i na temat powodów tych działań następczych;
16) „właściwy organ” oznacza organ krajowy wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń zgodnie z rozdziałem III Dyrektywy i przekazywania informacji zwrotnych osobie dokonującej zgłoszenia lub wyznaczony do wykonywania obowiązków przewidzianych w niniejszej dyrektywie, w szczególności w odniesieniu do działań następczych.
17) Osoba ds. naruszeń – osoba w Jednostce właściwa w sprawach przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń.
Ochrona zgłaszającego
1. Jednostka gwarantuje poufność zgłoszenia oraz danych w nim zawartych, a także anonimowość Sygnalisty w stosunku do innych osób, który prześle zgłoszenie, również w sytuacji, gdy okaże się ono bezzasadne.
2. Odstępstwa od ww. zasad możliwe są wyłączne na wyraźne życzenie Sygnalisty lub w przypadkach prawem przewidzianych.
3. Jednostka nie będzie respektować jakiegokolwiek rodzaju gróźb, działań odwetowych, sankcji lub zachowań dyskryminujących wobec Sygnalisty.
Procedura zgłoszenia wewnętrznego
1. Osoby, które posiądą wiedzę o informacji na temat naruszeń występujących przy wykonywaniu pracy lub przy realizacji zadań na rzecz Jednostki, w jej imieniu lub w jej interesie, powinny bezzwłocznie dokonać zgłoszenia wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności im wiadome. Osoby te powinny działać w dobrej wierze.
2. Jednostka nie przewiduje możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych.
3. Zgłoszenie powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane w celu umożliwienia zbadania zasadności zgłoszonych faktów także w sytuacji braku możliwości dalszego kontaktu z Sygnalistą. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności: dane zgłaszającego i przedstawienie przez zgłaszającego dowodów, opis działań stanowiących naruszenie i osoby za nie odpowiedzialne, adres do potwierdzenia zgłoszenia.
4. Osobą właściwą do otrzymywania i analizowania zgłoszeń jest Osoba ds. naruszeń. Jednostka zapewnia dostępność i identyfikowalność Osoby ds. naruszeń w strukturach Jednostki, jaka dedykowana jest m.in. jest zgłoszeniom ustnym lub innym spotkaniom z Sygnalistą w każdy poniedziałek i czwartek w godz.: 10:00-11:00.
Osobą ds. naruszeń w Jednostce jest radca prawny Weronika Starzyńska.
5. W przypadku zgłoszenia naruszenia dotyczącego Osoby ds. naruszeń, osobą właściwą do przyjęcia i rozpatrzenia takiego zgłoszenia jest Dyrektor Jednostki.
6. Jednostka zapewnia następujące kanały zgłoszenia informacji na temat naruszeń:
- w formie e-maila, na adres: sygnalista@oaza.kornik.pl lub:
- w formie pisemnej, na adres pocztowy Jednostki:
Kórnickie Centrum Rekreacji i Sportu ”OAZA” ul. I. Krasickiego 1, 62-035 Kórnik, skierowanego do Osoby ds. naruszeń, lub:
- osobiście poprzez spotkanie z Osobą ds. naruszeń (w każdy poniedziałek lub czwartek w godz. 10:00-11:00), lub:
- poprzez umieszczenie zgłoszenia w formie papierowej w skrzynce znajdującej się w łatwo dostępnym miejscu zapewniającym poufność (w każdy poniedziałek lub czwartek w godz. 10:00-11:00 - biuro na parterze Jednostki, za szatnią)
7. Powyższe kanały zgłoszeń dostępne są również dla kontrahentów, partnerów biznesowych oraz wykonujących jakiekolwiek czynności w imieniu lub na rzecz Jednostki.
8. W terminie tygodnia od otrzymania zgłoszenia, Osoba ds. naruszeń prześle z adresu poczty elektronicznej sygnalista@oaza.kornik.pl potwierdzenie otrzymania zgłoszenia i jego rozpatrywania, o ile Sygnalista pozostawił dane kontaktowe do potwierdzenia zgłoszenia. Podczas weryfikacji zasadności otrzymanego zgłoszenia, Osoba ds. naruszeń może nawiązać kontakt z osobą przekazującą zgłoszenie w celu uzyskania dalszych niezbędnych informacji.
9. W ramach zakreślonych w pkt. 2 wyżej, zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
- szczegółowy opis zaistniałych faktów;
- datę i miejsce, w którym nastąpiło zdarzenie oraz sposób, w jaki uzyskano o nim wiedzę;
- dane osobowe i rolę osób zaangażowanych lub elementy, które mogą umożliwić ich identyfikację;
- dane innych osób, które mogą posiadać wiedzę na temat zdarzenia;
- wykazanie zastosowania Dyrektywy do osoby zgłaszającej;
- wskazanie dowodów, które mogą potwierdzić zasadność zgłoszonych faktów i okoliczności wskazane w zgłoszeniu.
10. Dane osobowe Sygnalisty są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz polityką ochrony danych osobowych obowiązującą w Jednostce.
11. Dane osób wskazanych w zgłoszeniach będą przetwarzane w ramach dotychczasowych stosunków prawnych łączących te osoby z Jednostką.
12. Zgłoszenie rozpatruje Osoba ds. naruszeń, która w szczególności w ramach podjętych działań prowadzi postępowanie wyjaśniające, może stwierdzić konieczność zawiadomienia odpowiednich organów czy też wskazać na konieczność podjęcia innych działań, np. dyscyplinarnych wobec osoby dopuszczającej się naruszenia.
13. Ustala się maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Sygnaliście, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia (informacja zwrotna powinna zawierać w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa).
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Sygnalista może dokonać również zgłoszenia zewnętrznego skierowanego do odpowiedniego organu lub też skorzystać z tzw. ujawnienia publicznego tj. w dowolny sposób do nieograniczonego kręgu odbiorców (np. poprzez mass media).
